Personel Takip Sistemleri

Belli bir sayının üzerinde personelin görev yaptığı kurumlarda klasik yöntemlerle “Personel Devam Kontrol Sistemi” (PDKS) kurmak ve işletmek uygulama açısından zor olduğu gibi; geriye yönelik sorgulama, hakediş hesaplama, eksik-fazla mesai hesaplama v.b. işlemleri yapmak oldukça zor ve hata payı yüksek sonuçlar vermektedir.

Hizmet alımı yolu ile istihdam edilen personelin takibi de eklenince kurumlar açısından bu sorun devasa boyutlara gelmektedir. Kamu hastanelerinde elektronik PDKS sistemi kurulup işletilebilir. Ancak mevzuat gereği resmi kadrolu personelin ıslak imza ile günlük mesai takip çizelgelerinin tutulması ve en az 2 yıl saklanması zorunludur.

Dr. Lütfi Kırdar Eğitim Araştırma Hastanesinde elektronik PDKS sistemi proxymity kartlı olarak kurulmasına karar verilince sistemin kurulumu ve yazılım entegrasyonunu sevk ve idare görevini ifa ettim.

Genel prensip olarak bir veri türünün bir yerden girildiğinde ilgili tüm yazılımlarca kullanılabilmesi yani tam entegrasyonu esas aldığımızdan PDKS sisteminin hazır olan personel sicil ve izin giriş ekranlarını kullandırmadım. Bunun yerine Hastane otomasyonu ile tam entegre olunması, her türlü personel bilgisinin ( isim, soyisim, görev yeri, görevi, sicili, mesai türü, izin bilgileri v.b.) on line olarak otomasyondan alınması, sadece personel kart hareketlerinin kayıtlanmasını şart koştum. Yazılımcılar açısından biraz zorlayıcı da olsa sistem çalışır hale getirildi ve kullanıma açıldı. Böylece PDKS sistemi ayrı bir yazılım değil, mevcut Hastane Otomasyonunun bir modülü haline geldi. Sistemin kullanıma açılması ve test çalışmalarının tamamlanması Eylül 2007 de oldu. Daha sonra ise raporlama sistemleri geliştirilerek idarenin talepleri karşılandı.

Hastanede çalışan kadrolu ve hizmet alınan firma personelinin tamamı ( yaklaşık 2100 kişi) taşıdıkları 1 kart ile aşağıdaki imkanlara kavuşmuş oldu:

  1. Sicil ünitesinde hazırlanan, kişiye özel ve renkli baskılı resimli personel kimlik kartı,
  2. Mesai giriş çıkışlarının manyetik kartla okutulması,
  3. Hastane bölümleri, asansörler v.b. noktalardan kartla geçiş (bu konu yetkilendirme ile geliştirilebilir),
  4. Hastane yemekhanesinden kart ile faydalanılması, personelin yemek saatlerinin takibi,
  5. Entegre edildiği takdirde hastane otoparkına giriş ve çıkış yetkisi,

 

kimlik_on
 kimlik_arka
Kartın Ön Yüzü
Kartın Arka Yüzü

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Yeni PDKS sistemi ile aşağıdaki sorgulama ve raporları sistemin başladığı günden itibaren almak oldukça pratik ve hızlı hale gelmiştir.

  1. Personelin giriş çıkış raporları,
    1. Tüm Hastane veya taşeron firma bazında,
    2. Kişiye özel,
    3. Departmana özel,
    4. Belli bir meslek grubuna özel,
    5. Günlük veya belli bir tarih aralığı içinde,
  2. Yukarıdaki rapor gruplarının her birisi için;
    1. Eksik mesaisi olanlar,
    2. Fazla mesaisi olanlar,
    3. Ek ödeme sistemine uygun fazla mesai raporları,
    4. İzinli olanlar,
  3. Yukarıdaki rapor ve analizlerin tamamı yatay ve dikey eksenli tablolara aktarılabilmekte, excel ortamına transfer edilerek ileri analizlere imkan vermektedir.

Personelin suistimaline engel olmak ve gerekirse geçmişe yönelik inceleme yapabilmek için bütün mesai kart okuma noktalarına ip video kameralar konulmuş ve merkezi bir sistemde sürekli kayıt altına alınmıştır. Böylece istenildiğinde her hangi bir kartın işlem zamanına ait video kaydına kısa sürede erişim ve kontrol imkanı olmaktadır.